Wie dargestellt, bietet sich bei Sanitätswachdiensten ab einer bestimmten Größe der standardisierte Einsatz einer Sanitätsstaffel oder Sanitätsgruppe als Regelformation an. Nachfolgend soll dargestellt werden, wie sich ein solcher Einsatz im zeitlichen Verlauf beispielhaft abspielen könnte.

Dass der Annahme eines Auftrags zur Übernahme eines Sanitätswachdienstes durch die Rotkreuzgliederung eine Ortsbesichtigung („Ortserkundung“) vorangehen muss, versteht sich eigentlich von selbst - ohne diese Angaben wird es der verantwortlichen Führungskraft weder möglich sein, den Veranstalter verantwortungsbewusst zu beraten noch seinen eigenen Kräfteansatz zu planen. Bestandteil dieser Ortserkundung wird dabei auch der Genehmigungsbescheid der zuständigen Ordnungsbehörde für die Veranstaltung sein, der entweder bereits detaillierte Vorgaben für den Kräfteansatz und teilweise auch für die „Ordnung des Raumes“ (Anordnung von Unfallhilfsstellen, Einteilung von Einsatzabschnitten etc.) machen wird oder aber dies in das pflichtgemäße Ermessen der mit dem Sanitätswachdienst betrauten Organisation stellt. Die Einsatzplanung folgt dann den bekannten Regeln (z.B. „Maurer-Algorithmus“, „Kölner Algorithmus“) und den „Leitlinien für Sanitätswachdienste“ des DRK-LV Westfalen-Lippe. Für alle diese Planungshilfen gibt es inzwischen elektronische „Helferlein“ von der einfachen Excel-Tabelle bis hin zu ausgefeilten Software-Systemen. Dennoch: die endgültige Verantwortung für Lagebeurteilung und Einsatzplanung verbleibt bei der durch ihren Verband beauftragten Führungskraft, die mit ihrem guten Namen für eine ordnungsgemnäße, den sog. „anerkannten Regeln der Technik“ entsprechende Planung einsteht.

Soweit der Planer der Einsatzes nicht auch später der verantwortliche Einsatzleiter ist, empfiehlt es sich, diesen Einsatzleiter rechtzeitig schon im Vorfeld einzubeziehen, damit dieser Auftrag und beabsichtigte Durchführung des Einsatzes kennenlernen kann. Vorteilhafterweise wird bei einem Einsatz einer Sanitätsgruppe der Gruppenführer der Einsatzleiter sein, während beim Einsatz einer Sanitätsstaffel die Einsatzleitung durch den Truppführer des Tragetrupps übernommen werden sollte.

Beim alleinigen Einsatz der Sanitätsstaffel werden die sechs Einsatzkräfte des GW-San 25 in einen Erstversorgungstrupp, einen Tragetrupp und einen Behandlungstrupp eingeteilt. Der Erstversorgungstrupp bestreift während des Einsatzes das Veranstaltungsgelände, während der Behandlungstrupp Patienten, die sich unmittelbar an der Unfallhilfsstelle einfinden, zu versorgen hat. Beide Truppführer sind daher zu stark durch das unmittelbare Einsatzgeschehen gebunden, um die Führungsarbeit „miterledigen“ zu können. Dagegen wird der Tragetrupp in dieser Funktion nur eingesetzt, wenn tatsächlich ein Transport eines nicht gehfähigen Patienten aus dem Veranstaltungsgelände zur Unfallhilfsstelle erfolgen muss. Der Truppführer des Tragetrupps ist also im großen Teil der Einsatzzeit frei für die Übernahme der erforderlichen Koordinierungsaufgaben des Einsatzleiters. Dies entspricht auch der sog. „Führungsspanne“ der DRK-DV 100 („2 bis 5er-Regel“): der Einsatzleiter führt insgesamt drei unterstellte Gliederungen, nämlich den Erstversorgungstrupp, den Behandlungstrupp und den ihm unmittelbar unterstellten Helfer des Transporttrupps.

Beim Einsatz einer Sanitätsgruppe ergeben sich die verschiedenen Funktionen aus der Gruppengliederung: der Gruppenführer übernimmt die Einsatzleitung, der Kraftfahrer/Gerätewart unterstützt den Gruppenführer in der Kommunikation als (Fern-)Melder und kümmert sich um die Ausgabe und Rücknahme des Geräts aus dem GW-San 25, während die vier weiteren Helfer aus der Sanitätsstaffel die Aufgaben des Tragetrupps und des Behandlungstrupps übernehmen. Die Besetzung des (1.) KTW wird als Erstversorgungstrupp eingesetzt, während der 2. KTW (falls er überhaupt eingesetzt ist) die Aufgabe des Patiententransporttrupps übernimmt.

Für die Sanitätsstaffel beginnt der Einsatz bereits mit der Überprüfung des Gerätewagens (GW San 25) auf Vollständigkeit - spätestens am Tag des Einsatzes selber oder besser schon einige Tage vorher, z.B. im Rahmen eines Gruppendienstabends - und später beim Ausrücken aus der Unterkunft. Beim Einsatz einer Sanitätsgruppe ist auch die Überprüfung des einzusetzenden KTW erforderlich. Gerade hier zeigt sich aber bereits der Vorteil der Standardisierung der Ausstattung durch Nutzung des GW San 25: eine Materialplanung und Materialverlastung im Einzelnen ist nicht erforderlich, sondern alles, was in der Regel für den Sanitätswachdienst benötigt wird, ist bereits vorhanden. Eine wichtige Ausnahme gilt jedoch für die erforderlichen Fernmeldemittel: die Einsatzfahrzeuge verfügen lediglich über jeweils ein eingebautes Fahrzeugfunkgerät (MRT); die erforderlichen Handfunkgeräte für die Truppführer und den Gruppenführer müssen zusätzlich mitgenommen werden. Es empfiehlt sich, diese Geräte bereits vor Ausrücken aus der Unterkunft an die entsprechenden Einsatzkräfte auszugeben. Anschließend sollte eine Funktions- und Sprechprobe erfolgen (mögliche Gerätedefekte, nicht ausreichend aufgeladene Akkumulatoren, richtige Einstellung der Gesprächgruppe). Anschließend werden die Geräte wieder ausgeschaltet, um Akkukapazität zu sparen.

In aller Regel wird der Sprechfunkverkehr zwischen dem Einsatzleiter und den Truppführern im sog. „Direct Mode“ (DMO) erfolgen, während die Kommunikation zwischen dem GW-San 25 und der Leitstelle im sog. „Trunked Mode“ (TMO) geschieht.

Beim Ausrücken aus der Unterkunft meldet der Einsatzleiter über Funk an die Leitstelle „Ausrücken zum Sanitätswachdienst“ (FMS: Status 3); die Gruppe oder Staffel verlegt mit ihren Einsatzfahrzeugen an den Veranstaltungsort. Ebenso wird beim Eintreffen am Veranstaltungsort der Leitstelle „Eintreffen Einsatzort“ (FMS: Status 4) gemeldet. Je nach den Regelungen im Rotkreuzverband können auch weitere Meldungen - z.B. an den Kreisverband oder sog. „Einsatzleiter von Dienst“ - notwendig sein.

Nach dem Eintreffen am Veranstaltungsort meldet sich der Einsatzleiter i.d.R. persönlich beim Veranstalter zur Dienstaufnahme an.

Mit dem Eintreffen am Einsatzort werden alle ausgegebenen Sprechfunkgeräte eingeschaltet. Damit ist gewährleistet, dass schon während des Aufbaus erforderlichenfalls Verbindung zwischen Einsatzleiter und Truppführern untereinander möglich ist.

Der Erstversorgungstrupp muss ab dem Eintreffen an der Einsatzstelle in der Lage sein, auch schon vor Beginn der Veranstaltung im Notfall Hilfe leisten zu können. Er entnimmt daher mit Unterstützung des Kraftfahres/Gerätewarts einen Sanitätsrucksack aus dem Laderaum des GW-San 25 und lagert ihn so, dass er ohne Verzögerung für Hilfeleistungen genutzt werden kann (z.B. in der zweiten Sitzreihe der Staffelkabine, nicht dagegen lose auf dem Boden - Unfall- und Diebstahlsgefahr!). Anschließend unterstützt der Erstversorgungstrupp die weiteren Helfer beim Aufbau der Unfallhilfsstelle. Wird bereits während des Aufbaus der Unfallhilfsstelle eine Hilfeleistung auf dem Veranstaltungsgelände erforderlich, nimmt der Erstversorgungstrupp den bereitgestellten Sanitätsrucksack auf, verlegt an die Unfallstelle und leistet dort die erforderliche sanitätsdienstliche Hilfe.

Der Tragetrupp unterstützt den Behandlungstrupp beim Aufbau der Unfallhilfsstelle. Erst anschließend bereitet er sich für seine eigentliche Aufgabe vor. Hierzu entnimmt er dem GW-San 25 eine Krankentrage, macht sie einsatzbereit (Wolldecke, Tragegurte) und stellt sie im Außenbereich der Unfallhilfsstelle übernahmebereit ab. Weitere Gerätschaften für den Tragetrupp (Vakuummatratze mit Absaugpumpe, Spineboard) verbleiben auf dem GW-San 25 und werden erst bei Bedarf aus dem Fahrzeug entnommen.

Der Aufbau der Unfallhilfsstelle erfolgt durch den Behandlungstrupp; der Erstversorgungstrupp und der Tragetrupp sind dem Behandlungstrupp während der Aufbauarbeiten unterstellt. Zum Aufbau der Unfallhilfsstelle gehört auch die Herstellung der erforderlichen Energieversorgung (vorteilhafterweise aus einem festen Anschluss an das Stromnetz, nur im Ausnahmefall durch einen Ersatzstromerzeuger) und die Kennzeichnung und Ausschildung der Unfallhilfsstelle für die Veranstaltungsteilnehmer. Außerdem sollen im Bereich der Unfallhilfsstelle Aufenthalts- und Sitzmöglichkeiten für alle Einsatzkräfte der Gruppe vorbereitet werden.

Nach Beendigung des Aufbaus der Unfallhilfsstelle meldet der Truppführer des Behandlungstrupps an den Einsatzleiter „Unfallhilfsstelle aufnahmebereit“. Erstversorgungstrupp und Tragetrupp werden damit aus der Unterstellung unter den Behandlungstrupp entlassen.

Nach Beendigung des Einsatzes, in der Regel also nach Veranstaltungsende, bauen die eingesetzten Kräfte gemeinsam die Unfallhilfsstelle zurück und verlasten alles Material wieder auf dem GW-San 25. Auch in dieser Zeit muss aber die Einsatzbereitschaft des Erstversorgungstrupps für eintretende Notfallsituationen weiter aufrechterhalten bleiben. Der Sanitätsrucksack des Erstversorgungstrupps wird daher erst unmittelbar vor dem Abrücken und Aufsitzen der Einsatzkräfte als letzter Ausstattungsgegenstand verlastet. Der Einsatzleiter meldet sich beim Veranstalter ab. Für die Rückverlegung in die Unterkunft meldet der Einsatzleiter „Frei auf Funk“ (Status 1) an die Leitstelle, beim Einrücken in die Unterkunft „Frei auf Wache“ (Status 2). Je nach Gepflogenheit im jeweiligen Leitstellenbereich wird abschließend die Meldung „Fahrzeug nicht mehr besetzt“ (Status 6) abgegeben.

Es ist Aufgabe des Einsatzleiters, abschließend den Einsatzbericht, ergänzt um die während des Einsatzes angefallenen weiteren Unterlagen wie Patientenprotokolle, Meldungen über verbrauchtes Material und Schadensmeldungen etc., zu erstellen und an den jeweiligen DRK-Verband weiterzuleiten.